マンションの大規模修繕工事では、管理組合・工事監理者・施工会社の三者が定期的に顔を合わせて話し合う「定例会議」が重要な役割を果たします。この会議は、工事の進捗管理だけでなく、住民からの要望への対応や安全体制の確認など、住環境の維持にもつながります。この記事では、定例会議の目的と内容、実施のポイントについて学んでいきます。

定例会議の基本：参加者と開催のタイミング

定例会議は、以下の関係者が出席して行われます。

参加者	主な役割
管理組合	理事長・修繕委員が出席し、意思決定を行う
工事監理者	工事内容・進捗・品質などを第三者目線でチェック
施工会社	工事の実施者。現場代理人などが進捗や対応を説明

開催頻度は月1回程度が一般的で、理事会や修繕委員会の開催タイミングに合わせて設定されることが多いです。

工事の進捗・品質管理を共有する重要な場

定例会議では、工事監理者が「工事監理報告書」をもとに進捗状況を報告します。この報告書には以下のような内容が含まれます。

• 現在の工事工程と今後の予定
• 工事中に発生した問題点やその対応状況
• 品質に関する評価や改善提案

この内容をもとに、管理組合や施工会社とともに議論を行い、必要な対応を即座に決定できるのが定例会議の大きなメリットです。

住民からの声を反映し、安全対策を見直す

工事期間中には、居住者からのクレームや不安の声が寄せられることもあります。たとえば、

• 足場設置による防犯の不安
• 騒音や振動に関する苦情
• エレベーターの使用制限に関する要望

これらを定例会議の議題とし、施工会社からの改善提案を受けながら、現場での安全対策や対応方法を決めていくことができます。

議事録の作成で、情報を次回に活かす

会議の内容を記録する「議事録」は、後々のトラブル防止や情報共有に欠かせません。以下の点を意識して運用しましょう。

• あらかじめ議事録作成者を決めておく
• 会議終了後、できるだけ早く関係者に配布
• 前回議事録と比較しながら進捗確認を行う

これにより、会議内容が次回以降に活かされ、工事全体の流れをスムーズに管理することができます。

まとめ

定例会議は、管理組合・工事監理者・施工会社の三者が協力して工事を円滑に進め、住民の安心・安全を確保するための大切な場です。工事の進捗や品質、住民の声、安全対策など幅広い内容を議論することで、信頼関係の構築と満足度の高い修繕工事の実現が期待できます。さらに議事録の作成・共有を徹底することで、情報の蓄積と次回以降への活用がスムーズになります。定例会議を効果的に運用し、住まいの環境改善につなげていきましょう。